Charte et règlements administratifs

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Table Des Matières

Règlements Administratifs

Introduction

Les présents règlements administratifs fournissent la structure de gouvernance concernant le contrôle et l’administration de la Communauté nationale des gestionnaires (CNG). Ils prescrivent la façon dont les activités de la CNG doivent être menées et ils établissent les pouvoirs nécessaires pour la surveillance et la prise de décisions. Aucun autre document de politique produit par la CNG ne peut avoir préséance sur les présents règlements administratifs. Comme le prescrivent les règlements administratifs, une modification du présent document ne peut se faire qu’à la suite d’un vote du Conseil exécutif.

Structure organisationnelle

Communauté nationale des gestionnaires

Fondée en 2000, la Communauté nationale des gestionnaires est un réseau horizontal national de base composé de gestionnaires de la fonction publique fédérale provenant de tous les ministères et organismes d'un océan à l'autre.

Réseaux de gestionnaires régionaux

La CNG se compose des réseaux de gestionnaires régionaux qui :

  • appuient les activités nationales et régionales de la CNG, qui peuvent réunir tous les ministères, les organismes et les groupes professionnels;
  • forment des comités directeurs régionaux composés de représentants ministériels et de partenaires clés tels que le Conseil fédéral et l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). Ces comités adoptent des méthodes de gouvernance afin d'assurer la réalisation efficace du plan de travail annuel;
  • sont appuyés par un coordonnateur régional.

Régions de la CNG

Les régions de la CNG sont les suivantes :

  • Alberta
  • Colombie-Britannique
  • Île-du-Prince-Édouard
  • Manitoba
  • Nouveau-Brunswick
  • Nouvelle-Écosse
  • Nunavut
  • Ontario
  • Québec
  • Région de la capitale nationale
  • Saskatchewan
  • Terre-Neuve-et-Labrador
  • Territoires du Nord-Ouest
  • Yukon

Conseil exécutif

Composition du Conseil exécutif :

  • Membres votants :
    • Un représentant de chaque région;
    • Le président (en cas d'égalité des voix)
  • Membres non votants :
    • Le vice-président
    • Le directeur exécutif;
    • Un représentant du ministère ou de l’organisme d’accueil

Tous les membres du Conseil exécutif sont des bénévoles dûment nommés par leur région.

Élection des membres

Représentants régionaux

Les représentants régionaux sont élus dans leur région, conformément au processus qui y est en vigueur. Un dossier de sélection étayé par des documents est constitué et un avis à cet effet est transmis au Secrétariat. Les représentants régionaux sont élus pour un mandat maximal de deux ans qu’il est possible de prolonger d'une année afin de favoriser le transfert du savoir. Advenant qu’un représentant régional quitte son poste prématurément, la région élira dans un délai de 30 jours un nouveau représentant pour un nouveau mandat, conformément au processus régional en vigueur.

Président

Le président est élu à la majorité simple par les membres votants du Conseil exécutif pour un mandat d'un an qui peut être renouvelé pour un maximum de deux ans. Une prolongation ne peut être obtenue que pour une durée d’un an par vote à la majorité simple de 50 % plus un. Le vote se fait par scrutin secret, sauf lorsque la désignation est faite par acclamation. La région ayant élu le président élit également un représentant régional qui siège au Conseil exécutif.

Pour être élue au poste de président, une personne doit avoir siégé au Conseil exécutif à titre de membre en règle pendant au moins un an. S'il est impossible de satisfaire à ce critère, le Conseil exécutif peut envisager d'élire un ancien membre du Conseil. La candidature d’un membre ayant moins d’un an d’expérience peut être prise en considération pour l’élection au poste de président s’il n’y a pas d’autre candidat ayant au moins un an d’expérience en tant que membre du Conseil exécutif. Si le président quitte prématurément ses fonctions, le vice-président assume la présidence jusqu'à ce qu'un nouveau président soit élu comme le prévoit le paragraphe « Moment des élections » de la présente charte.

Président sortant

Lorsqu’un nouveau président le remplace, l’ancien président est nommé au poste de « président sortant ». Le président sortant jouera un rôle consultatif. Toute participation aux réunions se fera sur invitation. On peut lui demander son aide dans diverses tâches, avec l’accord du Conseil exécutif. Le mandat du président sortant doit coïncider avec celui de son successeur au poste de président.

Vice-président

Le vice-président est élu par le Conseil exécutif afin d'assumer au besoin l’intérim de la présidence. Tout membre actuel ou ancien du Conseil exécutif peut être élu vice-président. Le choix d’une personne pour occuper le poste de vice-président fait l’objet d’un vote des membres votants du Conseil exécutif. Le vice-président est élu à la majorité simple de 50 % plus un par les membres votants du Conseil exécutif pour un mandat de deux ans, qui peut être prolongé d’un an. Le vote se fait par scrutin secret, sauf lorsque la désignation est faite par acclamation. La décision d’exercer la possibilité de prolonger d’un an le mandat du vice-président est prise au terme d’un vote des membres du Conseil exécutif. Si le vice-président quitte son poste prématurément, le poste restera vacant jusqu’à ce qu’un nouveau vice-président puisse être élu comme le prévoit le paragraphe « Moment des élections » de la présente charte.

Prolongation du mandat des membres élus

Il peut arriver qu’il soit dans l’intérêt de la Communauté nationale des gestionnaires de prolonger le mandat d’un membre actuel. Certains postes sont extrêmement exigeants pour la personne qui les occupe de sorte qu’il appartient au Conseil exécutif d’essayer de recruter des successeurs pour les postes de président et de vice-président plutôt que de simplement prolonger par défaut le mandat des titulaires. Une planification continue de la relève dans le cas des principaux postes de leadership constituera un élément important pour protéger l’énergie de la CNG ainsi que sa capacité de continuer à progresser.

Démission

Un membre du Conseil exécutif peut remettre sa démission ou prendre sa retraite en donnant un préavis écrit au président (ou au vice-président lorsque c’est le président qui donne cet avis) et demeurera admissible à la réélection lors d’une réunion ultérieure.

Code de conduite

Les membres du Conseil exécutif s’engagent à :

  • respecter les autres;
  • se préparer en vue des réunions;
  • lire les documents et se préparer en vue des réunions;
  • consulter la Communauté;
  • assister à toutes les réunions ou nommer un remplaçant;
  • respecter les décisions du Conseil exécutif et s'y conformer;
  • respecter le droit des membres de communiquer dans la langue de leur choix.

Résolution de conflits

S’il survient un conflit ou si un membre du Conseil exécutif ne respecte pas le Code de conduite ou s’il n’est pas en mesure de remplir de façon satisfaisante les fonctions qui lui ont été confiées par le président (ou le vice-président lorsque le président est le membre en question), ou son comité directeur régional, le président (ou le vice-président lorsque le président est le membre en question) doit déployer tous les efforts possibles pour régler le point en litige, y compris discuter avec le comité régional auquel siège le membre. Advenant que toutes les tentatives échouent et ne permettent pas de régler un conflit pernicieux allant à l’encontre du meilleur intérêt de la Communauté, le président (ou le vice-président lorsque le président est le membre en question) peut entreprendre la destitution d’un membre conformément au processus présenté à la rubrique « Destitution d’un membre » de la présente charte.

Destitution d’un membre

Dans l’éventualité où un membre manifeste un manque d’intérêt envers la Communauté par son inactivité, n’est pas en mesure de s’acquitter de façon satisfaisante des tâches pour lesquelles il a été élu ou qui lui ont été assignées, perd la confiance de son comité directeur régional, ou se comporte d’une façon inappropriée ou indigne qui pourrait nuire à l’intérêt ou la réputation de la Communauté nationale des gestionnaires, sa destitution du Conseil exécutif peut être envisagée.

Un vote de destitution d’un membre peut être ordonné lorsque cette mesure est jugée appropriée par à la fois le président et le vice-président ou, dans le cas du président, lorsqu’elle est appuyée par une pétition de 50 % des membres plus un. Le vote se déroule de la façon suivante :

  • Deux semaines avant la réunion à laquelle le vote de destitution aura lieu, un avis écrit doit être envoyé par courrier recommandé confidentiel à tous les membres. L’avis doit expliquer le ou les problèmes qui seront présentés lors de la réunion. Le membre en question aura l’occasion de réagir à l’avis lors de la réunion.
  • Les membres du Conseil exécutif feront parvenir leur bulletin de vote au directeur exécutif qui compilera et présentera les résultats au président (ou au vice-président lorsque le président est le membre en question), qui annoncera le résultat au Conseil exécutif.
  • Chaque membre a droit à un bulletin de vote (sauf le membre en question). Une majorité des deux tiers des membres présents et habilités à voter doit confirmer la destitution d’un membre. Ce membre cesse d’occuper ses fonctions à la fin de la réunion.

Un membre peut être destitué sans la tenue d’un vote si le membre en question ne se présente pas à quatre (4) réunions du Conseil au cours d’une année civile, sauf décision contraire d’une majorité des membres du Conseil exécutif. Il n’est pas nécessaire que ces absences soient consécutives pour entraîner une destitution du Conseil.

Tout membre destitué du Conseil exécutif conformément aux présents règlements administratifs a le droit de recevoir un avis de destitution ainsi que les motifs de cette dernière, mais il ne peut en aucun cas faire appel de la destitution.

Moment des élections

L'élection du président et du vice-président a lieu au mois de février ou de mars, et leur entrée en fonction est prévue pour le mois de septembre. Les représentants régionaux sont choisis avant la réunion du mois de février.

Remplaçants

Si un représentant régional élu n'est pas en mesure d’assister à des réunions du Conseil, on pourra lui désigner un remplaçant qui prendra part aux réunions et pourra voter au nom de la région. La région indique au Secrétariat le nom du remplaçant et le représentant régional doit mettre ce dernier au courant des dossiers avant la réunion.

Le remplaçant et le représentant régional sont tenus d’assister à toutes les réunions et conférences téléphoniques du Conseil exécutif.

Réunions

Fréquence des réunions

Le Conseil exécutif tient au moins deux réunions en personne par année ainsi que des conférences téléphoniques sur convocation du président, habituellement une fois par mois. Une réunion en personne a lieu en février ou en mars tandis que l'autre a lieu à l'automne.

Ordre du jour

Au moins deux semaines avant une réunion, le Secrétariat communique avec les membres du Conseil pour leur demander des suggestions de points à inscrire à l'ordre du jour. Le directeur exécutif, en collaboration avec le président, se charge ensuite de rédiger l'ordre du jour qui est envoyé aux participants avant chaque réunion. Les points nécessitant une décision de la part du Conseil exécutif sont clairement indiqués à l'ordre du jour. Les questions à trancher qui ont été soulevées pendant la réunion, mais qui ne figuraient pas à l'ordre du jour, nécessitent le consentement unanime des personnes présentes pour que l'on procède à un vote au cours de la réunion. Sinon, le point est présenté, puis reporté à la réunion suivante.

Quorum

Pour que la réunion soit officielle, il faut qu'il y ait quorum, soit 50 % des membres votants plus un.

Vote

Les décisions sont prises par vote à la majorité simple (50 % des membres plus un). Chaque région a un vote. Le vote par procuration n'est pas autorisé.

Procès-verbal

Le procès-verbal est rédigé par le Secrétariat dans les deux langues officielles, puis il est transmis à tous les membres du Conseil exécutif dans les deux semaines suivant la réunion. Le procès-verbal est approuvé à la réunion suivante du Conseil exécutif.

Tâches

Le Conseil exécutif:

  • approuve le plan stratégique à long terme, le plan de travail annuel (qui comprend les affectations financières de chaque région et du Secrétariat), ainsi que le rapport annuel de la CNG;
  • examine périodiquement les dépenses et approuve ou modifie le budget au besoin;
  • examine et modifie la charte et les règlements administratifs au besoin et ce, au moins une fois par an;
  • participe à la sélection d'un directeur exécutif;
  • fournit des directives au directeur exécutif et contribue à l'établissement des objectifs de rendement de ce dernier.

Code de conduite

Les membres du Conseil exécutif s’engagent à :

  • respecter les autres;
  • se préparer en vue des réunions;
  • lire les documents et se préparer en vue des réunions;
  • consulter la Communauté;
  • participer à toutes les réunions ou nommer un remplaçant;
  • respecter les décisions du Conseil exécutif et s'y conformer;
  • respecter le droit des membres de communiquer dans la langue de leur choix.

Comités

Le Conseil exécutif peut, à sa discrétion, créer des comités chargés de tâches ou d'activités particulières.

Le Conseil exécutif fait part de ses attentes aux comités. Ces derniers rédigent leur mandat qu’ils font ensuite approuver par le Conseil. Celui-ci examine régulièrement les progrès réalisés par les comités en fonction de leur mandat.

Conseil consultatif des SMA

Le Conseil consultatif des SMA se charge d'orienter et de conseiller le champion et le Conseil exécutif sur les plans et stratégies que propose la CNG. Les membres de ce conseil doivent régulièrement être consultés sur la meilleure façon pour la CNG d’atteindre ses objectifs.

Le Conseil consultatif des SMA :

  • est présidé par le champion des gestionnaires, il se compose des SMA de la plupart des ministères et organismes;
  • se composera de membres qui sont les champions des gestionnaires au sein de leur propre ministère;
  • donnera des conseils pour aider les membres du Conseil exécutif à s'assurer que les plans et programmes de la CNG sont adaptés aux activités ministérielles à l'appui des gestionnaires;
  • permet à ses membres de promouvoir les programmes et les activités de la CNG au sein de leur ministère respectif.

Secrétariat

Le personnel du Secrétariat est formé d'employés du gouvernement fédéral qui sont affectés à la CNG en provenance d'autres ministères et organismes. En règle générale, ces affectations ne durent pas plus de trois ans.

Personnel de base

Le Secrétariat se compose de membres du personnel qui sont affectés à divers postes, notamment :

  • le directeur exécutif;
  • les coordonnateurs régionaux;
  • l’agent financier;
  • l’agent de soutien administratif;
  • l’agent des communications;
  • le gestionnaire de projet;
  • les communautés de pratique;
  • l’agent chargé des politiques

Rôles et responsabilités

Le Secrétariat :

  • appuie le Conseil exécutif, les communautés ou réseaux de gestionnaires régionaux, le Forum annuel de perfectionnement professionnel des gestionnaires ainsi que d’autres comités du Conseil exécutif;
  • organise les réunions et rédige les ordres du jour ainsi que les procès-verbaux;
  • coordonne le processus de planification stratégique et la préparation du plan stratégique;
  • prépare les budgets, coordonne et met en oeuvre les plans de travail annuels régionaux et nationaux, et rédige les rapports annuels;
  • gère les projets et les dossiers nationaux;
  • fournit des services de communication et mène des activités de mobilisation.

Le Secrétariat de la CNG offre une valeur ajoutée en :

  • facilitant le travail des coordonnateurs régionaux, du Conseil exécutif ainsi que du champion de la Communauté;
  • contribuant aux efforts de la CNG visant à influer sur la politique en se faisant porte-parole des gestionnaires auprès des décideurs de la fonction publique;
  • faisant la promotion de la CNG par des communications et des activités de marketing;
  • reliant les gestionnaires entre eux et auprès des dirigeants de la fonction publique;
  • reliant les gestionnaires aux outils dont ils ont besoin pour faire leur travail en planifiant et en organisant des activités d’apprentissage nationales et en échangeant des pratiques exemplaires;
  • assurant la durabilité de la communauté en obtenant, gérant et administrant des fonds.

Rapports hiérarchiques

Directeur exécutif

Le directeur exécutif :

  • relève du Conseil exécutif sur le plan fonctionnel;
  • relève d'un cadre supérieur désigné du SCT sur le plan hiérarchique;
  • travaille en étroite collaboration avec le président, de qui il reçoit un soutien direct.

Coordonnateurs régionaux

Les coordonnateurs régionaux :

  • relèvent, sur le plan fonctionnel, du directeur exécutif en ce qui a trait aux activités nationales et des comités régionaux en ce qui concerne les activités régionales;
  • relèvent, sur le plan hiérarchique, de l’agent désigné du ministère d'accueil en région.

Autres membres du personnel du Secrétariat – agents financiers, agents de soutien administratif, agents des communications, communautés de pratique et gestionnaire de projet

Ces membres du personnel du Secrétariat reçoivent leurs directives du directeur exécutif de qui ils relèvent

Évaluations de rendement

Le président fait part de ses commentaires au gestionnaire hiérarchique en ce qui a trait à l'évaluation du rendement du directeur exécutif. Si le directeur exécutif a des problèmes de rendement qui pourraient exiger une intervention, le président consulte le Conseil exécutif pour déterminer les mesures à adopter et assure un suivi auprès du gestionnaire hiérarchique.

Le membre du Conseil exécutif et le directeur exécutif font part de leurs commentaires sur les évaluations des coordonnateurs régionaux, lesquelles sont effectuées par le gestionnaire hiérarchique du ministère d'accueil. S’il y a des problèmes de rendement qui pourraient exiger une intervention, les trois parties se consultent afin de déterminer les mesures à adopter.

Rôles et responsabilités

Champion

Le champion est un sous-ministre ou un sous-ministre adjoint nommé par le greffier du Conseil privé et son rôle est de :

  • faire valoir les questions importantes pour la Communauté des gestionnaires auprès des hauts fonctionnaires, notamment le greffier du Conseil privé et ses collègues sous-ministres;
  • sensibiliser les gens aux capacités et à l'efficacité des gestionnaires, qui peuvent contribuer directement à la résolution de problèmes généraux se Communauté nationale des gestionnaires 10 mars 2011
  • continuer de maintenir des liens solides avec les organismes centraux;
  • conseiller le Conseil exécutif sur la façon d’appuyer la communauté avec plus d'efficacité, en l'aidant à établir ses stratégies et son plan d'activités;
  • présider le Comité consultatif des SMA;
  • participer de façon manifeste aux forums nationaux et aux principaux forums régionaux auxquels prennent part des gestionnaires ainsi que des hauts représentants du gouvernement fédéral.

Président du Conseil exécutif

Le rôle du président consiste à assurer un leadership et à être le haut représentant du Conseil exécutif de la CNG. Ses responsabilités comprennent ce qui suit :

  • présider toutes les réunions du Conseil exécutif ainsi que la réunion de consultation annuelle sur la planification stratégique;
  • approuver l'ordre du jour des réunions du Conseil exécutif;
  • planifier la tenue et le calendrier des réunions du Conseil exécutif de concert avec le directeur exécutif;
  • veiller à ce que le Conseil exécutif soit bien informé et qu'il dispose des renseignements et de la marge de manoeuvre nécessaires pour prendre des décisions concernant les questions qui relèvent de son mandat;
  • agir à titre de lien clé entre le Conseil exécutif et le champion;
  • au besoin, agir à titre de porte-parole de la CNG;
  • agir à titre de lien principal avec le directeur exécutif en ce qui a trait aux questions relatives aux opérations du Secrétariat;
  • s’assurer que toutes les activités de la CNG sont menées conformément à ses règlements administratifs;
  • aider au recrutement de champions régionaux.

Vice-président du Conseil exécutif

Le rôle du vice-président est le suivant :

  • aider le président à s’acquitter de ses tâches de représentation et de liaison auprès de diverses entités du gouvernement, de partenaires et de la CNG;
  • conseiller le président et les membres du Conseil exécutif;
  • être le premier remplaçant lorsque le président n’est pas en mesure d’assister à une réunion;
  • assumer la présidence par intérim lorsque le président quitte ses fonctions prématurément.

Membres du Conseil exécutif

Les membres du Conseil exécutif :

  • représentent les opinions de leurs régions respectives en fonction des consultations menées auprès de leur réseau et de leur comité de gestionnaires régionaux;
  • entretiennent d'étroites relations de travail avec le coordonnateur régional et lui donnent des orientations stratégiques;
  • mettent en oeuvre les décisions du Conseil exécutif dans leur région;
  • transmettent de l'information sur les activités de la CNG à leur comité régional, y compris au coordonnateur régional;
  • participent aux réunions du Conseil exécutif ainsi qu'au forum annuel de perfectionnement professionnel des gestionnaires;
  • appuient le forum annuel;
  • se chargent, de concert avec le coordonnateur régional, de former et de maintenir un comité régional;
  • prennent l'initiative d'embaucher ou de remplacer le coordonnateur régional, s'il y a lieu;
  • jouent le rôle d’ambassadeur, de concert avec le coordonnateur régional, et communiquent les programmes et les activités de la CNG au niveau régional;
  • participent aux comités de travail ou les dirigent;
  • acceptent les rôles et les responsabilités associés aux fonctions qui précèdent;
  • recrutent un champion régional par l’entremise de conseils fédéraux, ou lorsqu’il n’y a pas de lien avec un conseil fédéral, par d’autres mécanismes de sensibilisation avec l’aide du président et du champion national.

Directeur exécutif

Les tâches principales du directeur exécutif sont les suivantes :

  • appuyer et conseiller le président ainsi que le champion;
  • gérer le Secrétariat, y compris les budgets et les ressources humaines;
  • diriger l’élaboration et la mise en oeuvre d’événements nationaux, de programmes, de politiques et de plans, et produire des rapports conformément à la partie « Planification des activités et établissement de rapports » des règlements administratifs et aux directives du Conseil exécutif;
  • assurer la liaison entre les organismes centraux/communautés fonctionnelles et les coordonnateurs régionaux afin de promouvoir et de coordonner les consultations, les groupes de réflexion et les initiatives ministérielles; Communauté nationale des gestionnaires 12 mars 2011
  • promouvoir, créer et maintenir des relations avec des intervenants et des partenaires clés.

Coordonnateur régional

Les tâches principales des coordonnateurs régionaux comprennent ce qui suit :

  • coordonner et appuyer l'élaboration du plan de travail annuel qui comprend les activités régionales et nationales;
  • mettre en oeuvre le plan de travail annuel et produire des rapports;
  • soutenir activement tous les ans l’organisation du forum national de perfectionnement professionnel des gestionnaires;
  • jouer le rôle d’ambassadeur et communiquer les programmes et les activités de la CNG au niveau régional;
  • établir des listes de membres, recruter activement de nouveaux membres et appuyer les réseaux ministériels dans leurs régions respectives.

Partenaires principaux

Parmi les partenaires principaux figurent notamment :

  • les conseils fédéraux;
  • le Réseau des jeunes fonctionnaires fédéraux;
  • l’Association professionnelle des cadres supérieurs de la fonction publique du Canada;
  • les organismes centraux, notamment le Secrétariat du Conseil du Trésor, l’École de la fonction publique du Canada et la Commission de la fonction publique;
  • les divers ministères et organismes;
  • d’autres réseaux et communautés;
  • d’autres ordres de gouvernement.

Planification des activités et établissement de rapports

Plan stratégique

Le Conseil exécutif est chargé de tenir à jour un plan stratégique triennal. Le plan stratégique de la CNG est produit selon le processus suivant :

  • chaque automne, le Conseil exécutif tient une réunion de planification stratégique avec ses partenaires clés. Le but de cette réunion est d'examiner le rapport annuel de l'année précédente et le plan stratégique triennal de l'année en cours pour veiller à ce que les programmes et priorités de la CNG demeurent utiles aux gestionnaires et permettent à la
  • le Secrétariat veille à ce que les préparatifs soient faits en vue de la réunion de planification stratégique d’automne;
  • immédiatement après la réunion d'automne, le Conseil exécutif crée un comité de planification stratégique chargé de mettre à jour le plan stratégique triennal;
  • le Comité de planification stratégique établit une ébauche du plan stratégique mis à jour dans un délai d'un mois après la réunion de planification stratégique et la transmet aux membres du Conseil exécutif pour examen;
  • le plan stratégique final mis à jour est soumis à l’approbation du Conseil exécutif.

Plan de travail annuel

Le plan de travail annuel de la CNG est produit selon le processus suivant :

  • une fois que le plan stratégique a été mis à jour, le directeur exécutif lance une demande de présentations pour le plan de travail annuel par l'entremise des membres du Conseil exécutif et des coordonnateurs régionaux. La présentation doit être organisée selon un modèle décrivant les priorités définies lors de la réunion de planification stratégique. Le directeur exécutif fournit des allocations de fonds théoriques;
  • les coordonnateurs régionaux collaborent avec le comité ou le réseau régional des gestionnaires à l'élaboration d'une présentation dans laquelle figurent les résultats attendus pour chaque priorité;
  • les coordonnateurs régionaux doivent fournir les présentations régionales au directeur exécutif au plus tard à la fin de décembre;
  • le directeur exécutif regroupe les présentations pour dresser une proposition de plan de travail national;
  • le plan de travail national est transmis au Conseil exécutif pour examen initial et commentaires au plus tard à la fin de février;
  • le Conseil exécutif se réunit en mars pour l'examen final et l'approbation du plan de travail national;
  • le Conseil exécutif se réunit aussi en mars avec le Comité consultatif des SMA pour déterminer les priorités clés du plan de travail annuel et les faire concorder avec les activités ministérielles;
  • une fois le plan de travail annuel approuvé, des protocoles d'entente sont établis et le plan de travail annuel approuvé est transmis aux membres du Conseil exécutif et aux coordonnateurs régionaux par l'entremise du directeur exécutif.

Surveillance et rapports

Le directeur exécutif est chargé de surveiller le plan de travail annuel et le budget, de tenir le Conseil exécutif informé et de veiller au respect des exigences du SCT en matière de rapports. Des examens trimestriels (ou au besoin) du budget et des affectations de fonds ont lieu comme il se doit.

Rapport annuel

Le rapport annuel comprend une comparaison entre les programmes et dépenses réels au cours de l'exercice et ceux qui étaient proposés dans le plan de travail annuel.

Le rapport annuel est produit selon le processus suivant :

  • au mois de mai, le directeur exécutif demande aux coordonnateurs régionaux et aux membres du Conseil exécutif de préparer leur rapport annuel en se fondant sur le gabarit;
  • le rapport annuel régional doit être terminé et présenté au directeur exécutif avant la fin du mois de juin;
  • le directeur exécutif consulte le représentant du SCT afin de s'assurer que les exigences de ce dernier en matière d'établissement de rapports sont respectées;
  • le directeur exécutif effectue l'analyse de l'écart entre les activités prévues et les activités réalisées;
  • le directeur exécutif regroupe les rapports régionaux en un rapport annuel national, les transmet aux partenaires clés et les affiche sur le site Web de la CNG au moins un mois avant la réunion de planification stratégique de l'automne.

Examen externe

Un examen approfondi de la structure de gouvernance, du plan d'activités et des processus de planification stratégique de la CNG a lieu tous les cinq ans Le prochain examen est prévu pour février 2013. L'examen comprend la consultation de l'ensemble de la communauté des gestionnaires et des partenaires clés.

Forum de perfectionnement professionnel des gestionnaires

Le Forum de perfectionnement professionnel des gestionnaires a lieu chaque année à différents endroits qui sont déterminés par le Conseil exécutif.

Le gestionnaire de projet met à jour le manuel sur le Forum qui fournit un aperçu des rôles et responsabilités, ainsi que de la matrice de prise de décision pour tous les aspects du Forum. Un comité directeur du Forum est mis sur pied pour donner une orientation et des conseils au gestionnaire de projet.

Ministères d'accueil

Ministères d'accueil régionaux

Le rôle des ministères d'accueil régionaux consiste à fournir des locaux, des ressources humaines, ainsi qu'un soutien financier, informatique et administratif, sauf négociation contraire. Le niveau de soutien est précisé dans un protocole d’entente entre le ministère d'accueil et le SCT.

Ministère d'accueil national

Le ministère d'accueil national, soit le SCT, fournit les locaux, les ressources humaines et un soutien financier, informatique et administratif au Secrétariat. Dans son propre RPP ainsi que dans son propre RMR, il fait part de la programmation de la CNG et assure la liaison avec le SCT afin de fournir un financement pour la CNG.

Responsabilités financières

En qualité de ministère d'accueil national, il revient au SCT de rendre compte des finances de la CNG. Le SCT veille à ce que les pouvoirs appropriés en matière de dotation et de finances soient délégués au directeur exécutif pour qu'il soit en mesure de gérer les programmes et les activités de la CNG avec efficacité.

Modifications

Les présents règlements administratifs peuvent être modifiés en tout temps par suite d'une motion présentée au Conseil exécutif et approuvée par ce dernier.

Charte de la CNG

Fondée en 2000, la Communauté nationale des gestionnaires (CNG) est un réseau horizontal national de base composé de gestionnaires de la fonction publique fédérale provenant de tous les ministères et organismes d'un océan à l'autre.

Vision

Notre vision :

« La CNG est reconnue comme une communauté dynamique, ayant de l’influence et bien branchée, qui inspire les gestionnaires et leur permet de se faire entendre ».

Énoncé de mission

Notre mission :

« Inspirer les gestionnaires de la fonction publique à exceller »

La charte de la CNG : Nos valeurs

Voici nos valeurs et comment nous les manifesterons dans notre conduite :

Respect

Nous respectons les opinions divergentes, nous chérissons la diversité, nous saluons l’innovation.

Engagement

Nous sommes tous déterminés à travailler avec passion dans un milieu créatif et novateur afin d’assurer notre propre réussite en tant qu’équipe.

Nous mettons en pratique les valeurs organisationnelles de l’apprentissage.

Travail d’équipe

Nous apprécions l’engagement envers le travail de l’équipe ainsi que la collaboration visant à faire en sorte que le travail soit fait.

Inclusivité

Dès qu’une décision est prise, c’est « Un pour tous et tous pour un » Nous avons tous notre mot à dire.

Satisfaction

Nous prenons plaisir à faire ce que nous faisons.

Rôles et responsabilités

À la CNG :

En remplissant nos rôles et en nous acquittant de nos responsabilités, nous sommes mobilisés et présents, nous consacrons du temps aux autres et nous participons pleinement aux activités de la CNG.

Prise de décisions

À la CNG, notre processus décisionnel se fonde sur :

  • des échanges enrichissants
  • l’inclusivité
  • un processus établi et une bonne compréhension des pouvoirs décisionnels
  • l’atteinte d’un consensus chaque fois que c’est possible

Code de conduite

À la CNG, nous :

  • agissons dans un respect mutuel;
  • nous apprécions mutuellement en :
  • écoutant attentivement lorsqu’une personne parle;
  • nous attaquant au problème et non à la personne;
  • n’accomplissant pas des tâches multiples dans le cadre d’activité de la CNG;
  • étant ponctuels.

Apprentissage et perfectionnement

À la CNG, nous :

appuyons continuellement les ambitions professionnelles des membres de notre personnel dans tout le Canada.

Affectation

À la CNG, nous :

affectons les fonds de façon juste et transparente.

Accueil et orientation

À la CNG, nous :

fournissons les outils, la formation et le soutien nécessaires aux nouveaux membres de notre personnel.

Rétroaction

À la CNG, nous :

acceptons et encourageons la rétroaction.

Enthousiasme et équilibre de structure

À la CNG, nous :

avons à coeur d’enrichir la vie des gestionnaires et sommes soucieux de créer et de maintenir des liens au sein d’une structure minimaliste.

Communication

À la CNG, nous :

sommes respectueux et nous écoutons le point de vue de chacun.


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